Documents officiels (attestations et relevés de notes)

Le Registrariat est responsable de l’émission des documents officiels, dont les relevés de notes et les attestations.

Le Registrariat s’occupe également de la transmission des diplômes et des attestations décernés lors des diplomations et de la réémission des diplômes perdus ou volés.

Obtention des documents officiels
Comment obtenir les documents officiels
Les relevés de notes et les attestations peuvent être obtenus :

  • Ils ne peuvent être transmis par courriel.
Disponibilité des documents officiels
Les relevés de notes et les attestations peuvent être obtenus en tous temps.

Toutefois, avant de commander un relevé de notes officiel, il est essentiel de vérifier l’état de votre dossier (présence de tous les résultats et de la date d’obtention du diplôme s’il y a lieu) à l’aide du relevé de notes non officiel disponible dans le Portail étudiant.

Attestation
L’attestation est un document officiel émis par le Registrariat confirmant le statut d’un étudiant.

Informations apparaissant sur l'attestation
  • Date d’émission de l’attestation
  • Prénom et nom de l’étudiant
  • Date de naissance de l’étudiant
  • Type d’étudiant (régulier ou étudiant libre)
  • Nom et signature – responsable du service à la clientèle universitaire

Informations variables selon le type d’attestation

  • Régime d’études (temps complet ou temps partiel)
  • Nom du programme d’études
  • Nombre de crédits inscrits au trimestre
  • Trimestre et dates de début et de fin du trimestre
  • Nombre de crédits complétés
  • Nombre de crédits à venir
  • Autre
Attestations disponibles

Différentes attestations sont disponibles :

  • Confirmation d’admission et d’inscription
  • Inscription
    • pour un trimestre
    • pour plusieurs trimestres (sous forme de tableau)
    • pour deux trimestres
    • pour trois trimestres
    • double inscription
    • non inscription
    • aux cycles supérieurs
      • Inscription en mémoire / thèse
      • Inscription à ACTIVIT (poursuite d’une activité)
      • Inscription à ACT.REC. (actif en recherche)
      • Inscription à SANSACT (aucune activité offerte à ce trimestre)
      • Inscription à EVALREC (en évaluation)
  • Fin de scolarité et diplomation
    • Diplôme en voie d’obtention moyennant la réussite de certains cours
    • Fin de scolarité complétée
    • Diplôme obtenu
  • Immigration
  • Programmes d’échanges
  • Carte OPUS
  • etc.

Questions fréquentes sur les attestations d’inscription

Relevé de notes officiel
Le relevé de notes officiel présente l’ensemble des notes obtenues dans le cadre d’un programme d’études. Les notes sont affichées en ordre chronologique, des plus anciennes aux plus récentes.

Informations apparaissant au relevé de notes
  • Nom et prénom de l’étudiant
  • Adresse de l’étudiant
  • Date d’émission
  • Code permanent
  • Programme et code de programme
  • Cours ayant fait l’objet d’un report ou d’un transfert dans un autre programme
  • Cours suivis dans le cadre d’un programme
  • Nombre de crédits réussis
  • Moyenne cumulative (voir Règle de calcul de la moyenne cumulative ci-dessous)
  • Si le diplôme est en voie d’être obtenu
    • Mention “Les exigences du programme ont été satisfaites. Le diplôme sera émis à une date ultérieure.”
  • Si le diplôme est obtenu
    • Grade ou diplôme
    • Date d’obtention
  • Signature de la Registraire
Moyenne cumulative
La moyenne cumulative constitue une indication fournie à l’étudiant de son rendement et de sa capacité de poursuivre son programme.

Période de calcul de la moyenne cumulative
Elle est calculée à chaque affichage à partir de toutes les notes obtenues dans le programme, en attribuant une valeur numérique aux lettres de la notation littérale et en faisant intervenir le nombre de crédits de chacun des cours.

Reprise d’un cours
Dans le cas de reprise d’un cours, tous les résultats apparaissent sur le relevé de notes, mais seul le dernier est utilisé dans le calcul de la moyenne cumulative.

Lettres utilisées dans le calcul de la moyenne
Seules les lettres A+, A, A-, B+, B, B-, C+, C, C-, D+, D, E, entrent dans le calcul de la moyenne cumulative.

Méthode de calcul
La moyenne cumulative est donc calculée en multipliant, pour chaque cours, le nombre de crédits par la valeur numérique attribuée à la note littérale obtenue, en effectuant ensuite la somme des produits ainsi obtenus et en divisant le tout par la somme des crédits de tous les cours contribuant à la moyenne cumulative. Il s’agit ainsi d’une moyenne pondérée par le nombre de crédits attribués à chaque cours.

La moyenne cumulative, qui varie entre 0 et 4,3, est calculée à la troisième décimale et inscrite sur le relevé de notes en arrondissant à deux décimales au centième le plus rapproché.

La moyenne cumulative est calculée et utilisée pour un ensemble donné de cours ou pour chaque programme, qu’il soit partie d’un grade ou non.

Notation utilisée dans le cas de reprise d'un cours
Lorsqu’un cours déjà réussi est repris, les deux notes apparaissent au relevé de notes, mais seule la dernière est utilisée pour le calcul de la moyenne cumulative : le premier cours est alors considéré «hors programme».
Résultats obtenus dans une autre université

Cours suivis dans une université québécoise
Les résultats obtenus dans une université québécoise sont transmis par l’établissement d’accueil au Registrariat. S’ils n’apparaissent pas sous la forme littérale en vigueur à l’UQAM, le Registrariat les convertit sous forme de notation littérale selon un barème établi par l’UQAM.

Cours suivis à l’extérieur du Québec
Si les cours sont suivis à l’extérieur du Québec, l’étudiant doit obtenir de l’université d’accueil un relevé de notes officiel comportant le ou les trimestres de fréquentation, le titre du ou des cours suivis, le nombre de crédits correspondant et les résultats obtenus. Dans le cas de cours suivis à l’extérieur du pays, l’étudiant doit aussi fournir la description officielle tirée de l’annuaire de chaque cours suivi, incluant le nombre total d’heures d’enseignement.

Si, dans le cas de cours suivis à l’extérieur du Québec, l’absence d’une table de conversion à l’intérieur d’un protocole dûment approuvé rend impossible la conversion des notes selon le système de notation en vigueur à l’Université, la notation S – E est utilisée, sauf indication contraire de la part de la directrice ou du responsable du programme.

Les résultats obtenus et les cours suivis dans l’établissement d’accueil de même que le nom de ce dernier apparaissent sur le relevé de notes de l’étudiant. Ces résultats ainsi que le nombre de crédits correspondant sont utilisés dans le calcul de la moyenne cumulative.

Légende du relevé de notes
La légende du relevé de notes est disponible sur le site Étudier à l’UQAM.

Questions fréquentes sur les relevés de notes